歓迎会と言っても趣味のサークルからPTA主催のものなど
趣味や公的なものまでいろいろあると思います。

公的な案内状は形式に沿ってわかりやすく
趣味のものは明るく参加しやすい雰囲気を大切にしましょう。

はがきや封書どちらでもよろしいと思います。
膨大な量じゃない限りは、ご自分でパソコンなどで作成すると思いますが、
前文、主文、末文とわかりやすく書かれていれば
縦書き横書きのどちらでもかまいません。

返事をいただきたい場合はその返信方法も忘れずに明記してください。

日時や場所などは、別記で書いたほうがわかりやすくてよいと思います。



送別会の案内状は去る理由によって墓かないほうがいい場合もあります。
結婚や栄転などお祝い事であれば簡潔に書きます。
逆にリストラなどの場合は伏せておくのがよいでしょう。

どちらの場合でも気をつけたいのが別れを惜しむ言葉ばかりを並べないこと。

新しい旅立ちとしてこれからの活躍を祈る言葉を入れてください。

案内状の基本は、簡潔に用件を伝えることですので
感傷的な言葉はどちらの場合も控えるようにしてください。