普段、あまり縁がなかったのですが子供が保育園の頃役員をやっていたこともあってお知らせのようなものをよく書いてました。

ある程度定型文があるのですが、どうやって書いたらいいのかちょっと悩みました。

普通の手紙のように気分で書くものでもないですし
時候の挨拶なんかは見ないと分からないですもん。

いまは招待状も案内状も業者に頼んで用意してあるフォーマルな文章、レイアウト、デザインを選ぶことが多いと思います。
もちろん自身のオリジナル文章を入れてもらうことも出来ますが。
大きな会や集まりでは頼んだ方が楽と言うこともあります。

少人数や身近な友人のみの集まりの場合は手作りも楽しいでしょうが。
もちろん、今はパソコンやプリンターも普及していますので手書きにこだわることもないと思います。


基本的に案内状や招待状に記載する内容（別記）


１　会の趣旨（タイトルや文章で分かりやすく記載）

２　開催日時　　日付には曜日も。天候で延期などがある場合はそれも記載

３　場所　会場の名前と分かりづらければ住所や電話番号、最寄の駅や略地図を添える。

４　会費の有無（金額）会費がある場合はその徴収方法

５　服装なども書き添えると親切

６　主催者名
　


是非、お越しください♪

と言う気持ちが伝わるように工夫するのが難しいですね。

案内状などの本文は用件を的確、簡潔に伝えることが目的ですので主要部分といえると思います。

【5W1H】ご存知ですか?

何を伝えるかを分かりやすくするために「誰が、どこで、いつ、なぜ、なにを、どうするか」？この頭文字です。

特に案内･招待状は用件を伝えるのが主の目的ですので重要です。
一度書いた文章をこの【5W1H】に当てはめて確認してみてください。

文章のつなぎ目や流れは、声に出して読んでみると不自然なところなどに気づくと思います。
確認のときは1度声にしてみてください。

どの種類の案内状でも共通だと思いますので、ここにまとめておきますね。



まず、はがきか封筒か？

これは、よりあらたまった手紙の場合は便箋で封書です。
しかし案内状や招待状などは略式ではがきでよいと言う場合があります。

結婚式や法要などの場合はカードを封筒に入れる形が多いと思います。

官製はがきや往復はがきの場合は、短い文章で誰に見られても言いというような内容の用途になります。



【法要の場合】

基本は封書で。カードもしくは便箋に書いて封筒に入れます。
返信用のはがきは全てに同封というわけではなく、身近な親族などには
電話番号を記載して出欠を電話でお返事していただいても良いので、工夫してください。



【同窓会などの場合】

一般的に往復はがきですね。
すぐに内容を確認できるのでお返事も気軽に書いていただけます。

返信用

宛名側
この時、封書で同封するにしても、返信用はがきにご自分もしくは担当者の宛名（住所･名前）を書いておきます。
名前の下には様の代わりに「行」としておきます。


通信側
ご出席・ご欠席の確認で並べて書きます。


後は空白で結構です。



案内の内容などは分かりやすく書くことが基本です。




心を込めて丁寧に書けば、（パソコンなどでもいいとは思いますが）いいと思います。
気をつけたいのは、句読点や行間。読みやすいことが大切ですがそれぞれの書式にあわせてください。



いただいた側は、返信用はがきが入っていれば、速やかにお返事する。
入っていない場合でも、速く返事を出すのがマナーです。